การมีใบเสร็จเพียงอย่างเดียวไม่ทำให้รายจ่ายผ่านโดยอัตโนมัติ ในทางปฏิบัติควรตรวจสาระของรายการควบคู่กับเอกสารดังนี้
ข้อ 1 ข้อ 2 และการพิสูจน์ตัวผู้รับเงิน เป็นประเด็นที่ศาลฎีกาวินิจฉัยบ่อยที่สุด ข้อเท็จจริงและเหตุผลของคำพิพากษาแต่ละคดีสรุปไว้ใน แนวคำพิพากษาศาลฎีกาเรื่องค่าใช้จ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี
| กลุ่มรายการ | เหตุที่เสี่ยงถูกบวกกลับ | แนวทางก่อนปิดบัญชี |
|---|---|---|
| เงินสำรองหรือประมาณการ | ตั้งสำรองทางบัญชีโดยไม่เข้าเงื่อนไขข้อยกเว้นทางภาษี | แยกบัญชีรายการที่กฎหมายยอมรับกับรายการที่ต้องบวกกลับ และเก็บวิธีคำนวณ |
| รายจ่ายส่วนตัว ของขวัญ หรือการกุศล | ไม่ใช่รายจ่ายเพื่อกิจการ หรือเกินเงื่อนไขและเพดานที่กฎหมายกำหนด | ระบุผู้รับ วัตถุประสงค์ ผู้อนุมัติ และตรวจสิทธิทางภาษีของการบริจาคแยกต่างหาก |
| ค่ารับรอง | ไม่มีรายชื่อผู้รับรอง วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ หรือเกินหลักเกณฑ์ | ทำแบบรับรองรายจ่าย แนบรายชื่อคู่ค้า ใบกำกับภาษี และหลักฐานอนุมัติ |
| ต่อเติมหรือทำให้ทรัพย์สินดีขึ้น | มีลักษณะเป็นรายจ่ายลงทุน ไม่ใช่ค่าซ่อมแซมเพื่อคงสภาพเดิม | บันทึกเป็นต้นทุนทรัพย์สินแล้วหักค่าเสื่อมราคาตามเกณฑ์ แยกจากค่าซ่อมปกติ |
| เงินเดือนหรือค่าตอบแทนผู้ถือหุ้น | ส่วนที่สูงเกินสมควรเมื่อเทียบกับหน้าที่และราคาตลาด | มีสัญญา รายละเอียดงาน มติอนุมัติ และข้อมูลเปรียบเทียบค่าตอบแทน |
| ค่าใช้จ่ายระหว่างบริษัทในเครือ | ไม่มีบริการจริง ปันส่วนไม่ชัด หรือไม่เป็นไปตามราคาตลาด | มีสัญญา หลักฐานผลงาน เกณฑ์ปันส่วน และวิเคราะห์ความสมเหตุสมผลของราคา |
| รายจ่ายผิดงวดหรือไม่มีการจ่ายจริง | ตั้งรายการขึ้นเอง หรือเป็นรายจ่ายของรอบบัญชีอื่น | กระทบยอดเจ้าหนี้ ตรวจใบแจ้งหนี้หลังวันสิ้นงวด และบันทึกเหตุผลของรายการค้างจ่าย |
เมื่อมีการตรวจสอบ เจ้าพนักงานมักพิจารณาว่าใครทำอะไร ให้ใคร เมื่อใด และกิจการได้รับประโยชน์อย่างไร เอกสารควรเชื่อมโยงกันเป็นเส้นทางเดียวตั้งแต่การอนุมัติจนถึงการชำระเงิน
ตัวอย่างเช่น บริษัทบันทึกค่าปรับทางกฎหมาย ค่ารับรองที่ไม่เข้าเกณฑ์ และค่าเสื่อมราคาทางบัญชีไว้เป็นค่าใช้จ่าย รายการเหล่านี้อาจต้องบวกกลับทั้งหมดหรือบางส่วน แล้วจึงหักค่าเสื่อมราคาทางภาษีตามสิทธิที่กฎหมายอนุญาต ผลคือกำไรทางภาษีอาจสูงกว่ากำไรในงบการเงิน
บริษัทควรจัดทำกระดาษทำการปรับปรุงกำไรสุทธิที่ระบุเลขบัญชี จำนวนเงิน เหตุผล ข้อกฎหมาย และเอกสารอ้างอิงของแต่ละรายการ ไม่ควรรอแก้เฉพาะตอนจัดทำแบบ ภ.ง.ด.50 เพราะอาจตามหาเอกสารย้อนหลังไม่ครบ
แหล่งข้อมูลทางราชการ: กรมสรรพากร — เงื่อนไขการคำนวณกำไรสุทธิตามมาตรา 65 ตรี (รายจ่ายต้องห้าม) ตรวจสอบข้อมูลเมื่อ 27 มิถุนายน 2569 ทั้งนี้ ผลทางภาษีขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และกฎหมายที่ใช้บังคับในรอบบัญชีนั้น
แจ้งประเด็นที่ต้องการให้พิจารณา พร้อมหนังสือจากหน่วยงานหรือกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี) สำนักงานจะแจ้งว่าต้องใช้ข้อมูลใดเพิ่ม และแจ้งขอบเขตงานกับค่าบริการก่อนเริ่มงาน